Serviciul raional de arhivă Ştefan Vodă este o subdiviziune a Consiliului raional Ştefan Vodă şi funcţionează în conformitate cu legislaţia arhivistică în vigoare şi Regulamentul său de organizare coordonat cu Serviciul de Stat de Arhivă şi aprobat prin decizia Consiliului  raional nr. 1/4 din 25.12.2003. În structura Serviciului, conform schemei de încadrare, activează 2 unităţi: şeful Serviciului, Lidia Matveev – din martie 1997 (a activat ca archivist din octombrie 1996) şi specialistul superior, Ina Cernenco – din 2007.

La 01.01.2018 în Serviciu se păstrează documentele din 142 fonduri cu 29575 dosare pentru anii 1975-2011.

În perioada 23-27 octombrie 2017, conform planului de activitate al Serviciului de Stat de Arhivă (S.S.A.) a fost efectuat un control complex al activităţii Serviciului raional de arhivă Ştefan Vodă cu instituţiile – surse de completare pentru perioada de timp 2013-2016 şi primele 10 luni ale anului 2017.

Informaţia cuprinde o analiză a stării arhivelor şi lucrărilor de secretariat în raion în perioada de referinţă efectuată atât în baza planurilor de activitate cât şi a dărilor de seamă anuale aprobate de către Serviciu.

Colaborarea cu instituţile-surse de completare a fost desfăşurată de către  Serviciu în corespundere cu Lista nr.1 a Fondului arhivistic de stat (F.A.S.) şi Fondului arhivistic obştesc (F.A.O.) aprobate: în anii 2015-2017 – cu 58 instituţii (44 instituţii ale F.A.S. şi 14 instituţii ale F.A.O.), ca urmare a includerii în lista nr.1 a F.A.S a 1 instituţie:  Instituţiei publice  Incubatorul de afaceri din or. Ștefan Vodă.

Conform deciziei Consiliului raional nr.6/1 din 17.09.2015, unele subdiviziuni, direcţii şi secţii ale Consiliului raional, fiind şi surse de completare ale Serviciului de la momentul creării lor (a. 2003) au fost reorganizate, schimbându-și statutul şi denumirea, din care motiv a fost modificată Lista nr.1 a F.A.S. a Serviciului (Direcţia învățământ în Direcţia general educaţie, Direcţia protecţie socială, familiei şi copilului în Direcţia asistenţă socială şi protecţia familiei).

La compartimentul cu privire la ordonarea documentelor din instituţiile-surse de completare, conform analizei planurilor de activitate şi a dărilor de samă pentru perioada raportată, s-au constatat următoarele referinţe:

Pentru anul 2015 a fost planificată ordonarea a 206 dosare pentru anii 2010-2013 în 12 instituţii; de facto au fost ordonate 821 (399%) dosare pentru anii 2009-2013 în 22 instituţii, inclusiv 12 (100%) instituţii conform planului;

Pentru anul 2016 a fost planificată ordonarea a 223 dosare pentru anii 2012-2015 în 12 instituţii; de facto au fost ordonate 816 (366 %) dosare pentru anii 2012-2015 în 20 instituţii, inclusiv 12 (100%) instituţii conform planului;

Pentru anul 2017 a fost planificată ordonarea a 787 dosare pentru anii 2012-2016 în 19 instituţii; de facto au fost ordonate 736 dosare (94%) dosare pentru anii 2012-2016, inclusiv 15(83%) instituţii conform planului şi 4 instituţii în afara planului.

Analizând informaţia de mai sus, remarcăm că instituţiile planificate la ordonarea dosarelor începând cu anul 2015 se atestă o creştere semnificativă a acestui indice, şi anume 100%.

Acţiunile Serviciului au fost axate pe realizarea indicilor de bază, ordonarea dosarelor conform termenilor stabilite. Ca rezultat, vis-à-vis de numărul de instituţii şi respectiv, în perioada 2015-2017, au fost ordonate în termene 3455 dosare pentru anii 1999-2016 în 76 instituţii.

În acest context, ponderea instituţiilor, documentele cărora au fost ordonate în termenele stabilite au constituit: în anul 2015 se atestă o creştere a acestui indice, şi anume: 83%(35 -80% instituţii F.A.S) şi 13 (93% instituţii ale F.A.O.); în anul 2016 (40-91% instituţii ale F.A.S.) şi 13 (93% instituţii ale F.A.O.); în anul 2017  (37-90% instituţii ale F.A.S.) şi 15 (94% instituţii ale F.A.O.).

La compartimentul cu privire la preluarea dosarelor din instituţiile-surse de completare, conform analizei planurilor de activitate şi a dărilor de seamă pentru perioada 2015-2017, s-au constatat următoarele referinţe:

Pentru anul 2015 a fost planificată preluarea a 28 dosare din 2 instituţii pentru anul 2008; de facto au fost preluate dosarele din 36 instituţii cu 483 dosare (1725%) pentru anii 1995-2015 .

Pentru anul 2016 a fost planificată preluarea a 341 dosare din 36 instituţii pentru anul 2010; de facto au fost preluate 600 (176%) dosare din 48 instituţii pentru anii 1971-2013).

Pentru anul 2017 a fost planificată preluarea a 531 dosare din 46 instituţii pentru anul 2011; de facto au fost preluate 809 (152%) dosare din 47 instituţii pentru anii 1990-2017.

În perioada de raportare au fost în total efectuate:

6(55%) controale complexe privind starea arhivelor departamentale, comisiilor de expertiză şi lucrărilor de secretariat în instituţiile surse de completare din 11 planificate pentru anii 2015-2017, în urma cărora au fost întocmite 6 informaţii pentru anii 2015-2017, în urma cărora au fost întocmite 6 informaţii.

3(33%) controale privind lichidarea lacunelor depistate în urma celor complexe din 9 planificate pentru anii 2015-2017.

1(10%) control de verificare a existentului şi stării fizice a dosarelor ordonate şi păstrate în instituţii, din 10 planificate pentru anii 2015-2017.

Au fost examinate şi coordinate nomenclatoarele concrete ale dosarelor ale 54 instituţii pentru anii 2012-2017, fiind 46 planificate pentru anii 2013-2017.

În rezultatul dirijării şi monitorizării calităţii lucrărilor de secretariat şi stării arhivelor departamentale în raion, în prezent 52 (90%) instituţii din Lista nr.1 dispun de nomenclatoare concrete ale dosarelor pentru anii 2011-2019, coordinate de către Serviciu, 40(90%) instituţii au numite prin acte administrative ale conducătorilor persoane responsabile de arhivă şi lucrări de secretariat, inclusive 15(26%) instituţii au lucrători titulari, care activează în baza regulamentului arhivei departamentale coordonat cu şeful Serviciului; 56 (97%) instituţii au create comisii de expertiză (C.E.); 37(64%) instituţii dispun de depozite destinate păstrării documentelor.

Evaluarea stării arhivelor şi ţinerea lucrărilor de secretariat în raion a fost realizată şi în baza controalelor efectuate în 16 instituţii-surse de completare a Serviciului pentru anii 2015-2017 şi anume: Consiliul raional, Judecătoria, primăriile or. Ștefan Vodă. s. Ermoclia, s. Olănești. com. Purcari, s. Popeasca, Instituţia medico-sanitară public Spitalul raional, Direcţia asistenţă socială şi protecţia familiei, Direcţia finanţe, Direcţia pentru statistică, Direcţia generală educaţie, Direcţia cultură, tineret, sport şi turism, Procuratura, Notar Sîrbu Svetlana, CAP “Slobozia -Hanesei”, s. Slobozia.

În rezultatul verificării instituțiilor sus menţionate s-a constatat: 7 instituţii au persoane responsabile de arhivă şi lucrări de secretariat numite prin acte administrative ale conducătorilor: Consiliul raional (secretar administrativ), Judecătoria (arhivar), primăriile s. Ermoclia (arhivar şi secretar), s. Olăneşti (secretar), com. Purcari (arhivar şi secretar), I.M.S.P. Spitalul raional (arhivar şi secretar), Notar Sîrbu Svetlana (arhivar), în 9 instituţii persoane responsabile de arhive şi lucrări de secretariat sunt: Direcţia asistenţă socială şi protecţia familiei (contabilul), Procuratura (specialistul principal), Direcţia pentru statistică (şeful Direcţiei), Primăria or. Ştefan Vodă (inginerul cadastral), Cooperativa agricolă de producţie “Slobozia-Hanesei”, s. Slobozia (contabilul), Primăria s. Popeasca (primarul), Direcţia general educaţie (contabilul), Direcţia finanţe (contabilul-şef); toate dispun de Regulamentul arhivei departamentale coordonat cu şeful Serviciului, 15 instituţii dispun de nomenclatoare concrete ale dosarelor aprobate pentru anii 2011-2019, coordinate de către şeful Serviciului şi extrase ale acestora în subdiviziunile structurale (Direcţia finanţe nu dispune); 16 instituţii au semnate ordine (dispoziţii) privind crearea Comisiei de expertiză şi respective, dispun de Regulamentul Comisiei de expertiză.

Persoanele responsabile de ţinerea lucrărilor de secretariat din instituţiile nominalizate dispun de instrucţiuni de serviciu aprobate, aplicându-le în practica de lucru. Documentele administrative se întocmesc pe formulare executate la computer:

5 instituţii (Primăriile s. Ermoclia, com. Purcari, I.M.S.P Spitalul raional, Direcţia pentru statistică, Cooperativa agricolă de producţie “Slobozia-Hanesei”, s. Slobozia) utilizează doar formularul pentru scrisoare, 8 instituţii (Consiliul raional, Primăriile or. Ştefan Vodă,s. Olăneşti, Direcţia asistenţă socială şi protecţia familiei, Direcţia finanţe, Direcţia generală educaţie, Direcţia cultură, tineret, sport şi turism) utilizează formularul pentru scrisoare şi cel special, 3 instituţii (Judecătoria, Procuratura, Notarul Sîrbu Svetlana) utilizează blanchete specific instituției. Evidenţa corespondenţei se efectuează în registru special, tipografic executate corect (I.M.S.P Spitalul raional,

Judecătoria, Direcţia cultură, tineret, sport şi turism (registru de intrare a corespondenţei) se execută manual. Acestea se completează sistematic, conform rubricilor.

În 3 instituţii (Consiliul raional, Direcţia pentru statistică, Direcţia cultură, tineret, sport şi turism) documentele sunt îndosariate şi păstrate în dulapurile subdiviziunilor structurale conform nomenclatoarelor concrete ale dosarelor, dosarele fiind perfectate corect.

13 instituţii controlate dispun de depozite de arhivă (6m2-30m2). I.M.S.P. Spitalul raional dispune de 2 încăperi de arhivă, care în total constituie 21m2. Încăperile de arhivă sunt uscate, curate, protejate de pătrunderea luminii. Încăperea de arhivă a Primăriei s. Purcari este amplasată în incinta Casei de cultură a localităţii.

Instituţiile sunt utilate cu dulapuri, stelaje metalice şi rafturi din lemn, metalice, cu uşi din lemn acoperite cu tablă, cu uși din termopan. Aparatele de măsurare a temperaturii şi umidităţii lipsesc în toate instituţiile. 4 instituţii ale raionului dispun de sistemul antifoc şi antifracţie (Judecătoria, Procuratura, Notar Sîrbu Svetlana, Direcţia asistenţă socială şi protecţia familiei).

Sunt utilate cu dulapuri (Procuratura, Cooperativa agricolă de  Producţie “Slobozia–Hanesei”, s. Slobozia), cu stelaje metalice şi rafturi din lemn (Notar Sîrbu Svetlana, Primăria com. Purcari), cu stelaje din lemn (Judecătoria, Primăriile s. Olăneşti, s. Popeasca, Direcţia asistenţă social şi protecţia familiei, Direcţia finanţe, Direcţia generală educaţie), cu stelaje metalice (Primăriile or. Ştefan Vodă, s. Ermoclia, I.M.S.P. Spitalul raional, cu uşă din lemn acoperită cu tablă (Primăria or. Ștefan Vodă), uşă din termopan (Direcţia asistenţă social şi protecţia familiei), uşă din lemn cu geam (Notar Sîrbu  Svetlana, Cooperativa agricolă de producţie “Slobozia-Hanesei” ), s. Slobozia, uşă din lemn  (I.M.S.P. Spitalul raional, Procuratura, Judecătoria, Primăriile s. Olăneşti, Direcţia generală educaţie), uşă de metal (Primăriile com. Purcari, s. Popeasca) 10 instituţii dispun de lămpi cu incandescenţă acoperite (Judecători, Primăriile or. Ștefan Vodă, com. Purcari, I.M.S.P Spitalul raional, Direcţia asistenţă socială şi protecţia familiei, Direcţia general educaţie , Procuratura, Notar Sîrbu Svetlana, CAP “Slobozia-Hanesei”, s. Slobozia), 9 instituţii  dispun de sistem de ventilaţie (Judecătoria, Primăriile or. Ștefan Vodă, com. Purcari, s. Olăneşti, I.M.S.P. Spitalul raional, Direcţia asistenţă social şi protecţia familiei, Direcţia general educaţie, Procuratura, Notar Sîrbu Svetlana), 4 instituţii dispun de sistemul antifoc şi antifracţie (Judecătoria, Procuratura, Notar Sîrbu Svetlana, Direcţia asistenţă socială şi protecţia familiei), aparate de măsură a temperaturii şi umidităţii lipsesc în toate instituţiile.

Concomitent a fost efectuat şi un control de verificare parţială a existentului în arhivele departamentale ale I.M.S.P Spitalul raional, Primăriile or. Ștefan Vodă, com. Purcari, Consiliul raional, Notarului Sîrbu Svetlana. În rezultatul verificării dosarelor s-a constatat că sunt perfectate corect, conţinutul dosarelor corespunde titlului, documentele sunt semnate, cusute inclusiv şi file de certificare, sunt indicate indicele conform Nomenclatorului-tip.

Prin urmare, lucrătorii de arhivă depun eforturi pentru îmbunătăţirea sarcinilor prevăzute de Regulamentul Serviciului, în special pentru realizarea obiectivelor prioritare ale procesului de dezvoltare durabilă şi de îmbunătăţire a stării arhivistice în raion.

Totodată, în activitatea Serviciului cu instituţiile – surse de completare se atestează şi unele lacune. Deşi au fost obţinute progrese prin ameliorarea condiţiilor de păstrare a documentelor atât în Serviciu, cât şi în arhivele departamentale, în ordonarea documentelor în instituţiile raionului, în preluarea dosarelor din instituţii, se impune o eficientizare a măsurilor privind activitatea cu instituţiile – surse de completare în conformitate cu recomandările şi instrucţiunile metodologice în vigoare.

Se remarcă anumite neajunsuri la planificarea controalelor complexe, la planificarea şi efectuarea controalelor privind lichidarea lacunelor depistate, la controale de verificare a existentului şi stării fizice a dosarelor păstrate în arhivele departamentale. Cauza principală este prezenţa a mai multor fonduri de păstrare a dosarelor cu personal scriptic în Fondul Arhivistic, care ocupă majoritatea timpului la îndeplinirea certificatelor cu caracter social-juridic, de personal insuficient în activitatea lucrului arhivistic, lipsa de transport pentru lucrul de ordonare, preluare şi controale complexe, de verificare a existentului în arhivele departamentale ale raionului.

Necesită a fi planificate şi efectuate controale complexe, controale de verificate a existentului şi strii fizice a dosarelor păstrate în arhivele departamentale (anual 20% din numărul total de instituţii, conform cerinţelor stabilite), ceea ce poate condiţiona pierderea dosarelor în instituţii. Merită o atenţie sporită planificarea şi efectuarea a controalelor de verificare privind lichidarea neajunsurilor depistate, în urma  celor complexe comparativ cu cerinţele stabilite.

Reieșind din cele expuse, consider că specialiştii Serviciului arhivă Ştefan Vodă va continua să depună eforturi maxime, atât în vederea înlăturării deficienţelor menţionate, cât şi asigurării creşterii calitative a stării arhivisticii în raion.

Lidia MATVEEV, Şef Serviciu arhivă  Ştefan Vodă